FAQ
Est-il possible d’impartir qu’une partie des tâches de votre processus de gestion de vos comptes recevables?
Effectivement, il est possible d’impartir qu’une partie des tâches. Le tout dépend de vos besoins réels. Il n’est pas toujours nécessaire d’impartir la totalité du processus.
Par exemple, même si vous employez des commis comptables pour assurer, entre autres, la gestion de vos comptes recevables, vous pourriez faire le choix d’impartir que le volet lié au recouvrement interne de vos comptes recevables, car cette activité, pour être performante, requiert une certaine expertise et des habiletés bien spécifiques.
Pourquoi est-il important d’assurer une bonne gestion de vos comptes recevables?
La gestion des comptes recevables est un élément très important de la gestion de votre entreprise. Négliger cet aspect pourra se traduire par un manque de liquidités menant à d’importantes conséquences.
Chaque dollar d’un compte recevable représente des ventes que vous avez réalisées, mais pour lesquelles vous n’avez pas encaissé de produit. Non seulement vous n’avez pas encaissé de produit, mais vous avez engagé des dépenses pour fournir ce bien ou ce service (salaires, matières premières, etc.). Ainsi, si vous êtes tenus de payer vos propres fournisseurs avant d’obtenir le paiement de votre client, cette situation pourra se traduire par une réduction nette de votre encaisse.
Pour ces raisons, il est important de réduire le plus possible cette période de financement accordée à vos clients, et ce, en assurant une gestion rigoureuse et régulière de vos recevables afin d’éviter les pertes de contrôle des sommes à recevoir de vos clients. Il est important de mettre en œuvre, dans les meilleurs délais, les actions qui s’imposent lorsque votre client a passé outre le délai de paiement.
Quelles sont les différentes étapes d’un processus de gestion des comptes recevables?
Généralement, les étapes suivantes composent le processus de gestion des comptes recevables :
- Facturation
- Rappel préventif
- État de compte (incluant intérêts, selon le cas)
- Rappel (lettres, alertes sms)
- Relances téléphoniques
- Mesures de recouvrement (assignation auprès d’une agence de recouvrement ou institution d’un recours en justice).
Qu’est-ce qu’une politique de gestion des comptes recevables (politique de recouvrement)?
Une politique de gestion des comptes recevables détermine tous les paramètres applicables au processus de gestion des comptes recevables. Elle vise, notamment, à établir ce qui suit:
- Le délai de paiement accordé aux clients, soit le délai de crédit (15, 20, 45 jours);
- Si des intérêts et des frais d’administration seront chargés aux clients;
- Si un incitatif au paiement rapide sera offert aux clients (ex. rabais ou escompte lorsque le client acquitte sa facture avant le délai de paiement accordé);
- Les outils et modalités de relance (rappel préventif, état de compte, lettre, téléphone, courriel, SMS, etc.);
- Le calendrier des relances (relance préventive avant échéance du délai accordé, intervalle entre 2 relances et leur progressivité);
- Le suivi qui sera effectué afin de surveiller le rendement ainsi que l’efficacité du processus de gestion des comptes recevables (déterminer les indicateurs de performance pertinents et les outils de reporting);
- Le moment où il sera approprié et judicieux de transférer les créances en recouvrement externe ou d’entreprendre une action judiciaire.
En somme, une telle politique édicte de bonnes pratiques de gestion des comptes recevables. Elle permet la récupération rapide est maximale des sommes vous étant dues. Elle assure également une uniformité des mesures appliquées pour recouvrer vos comptes clients tout en assurant une saine gestion de vos finances et un rapprochement des sorties et des entrées de fonds (paiements clients versus paiement fournisseurs).
De quelle manière Mon directeur de crédit virtuel peut assurer pour vous la gestion de vos comptes recevables?
Suivant la politique de recouvrement que vous aurez adoptée, Mon directeur de crédit virtuel procédera en votre nom, dans les délais que vous aurez choisis, aux différentes étapes de votre processus de gestion de vos comptes recevables, ou qu’à une partie de celui-ci.
